Privacyverklaring Senioren Kampeer Club

Versiedatum 14 mei 2025.

1. Inleiding
De Senioren Kampeer Club (SKC) is een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 40047883. De SKC is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens en hecht waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring legt uit hoe de SKC persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt.

2. Gebruik van persoonsgegevens
De SKC verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening aan leden, donateurs en vrijwilligers. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect een natuurlijk persoon identificeren of identificeerbaar maken. Voorbeelden van persoonsgegevens die de SKC verwerkt, zijn:

  • Naam, adres en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);
  • Geboortedatum en -plaats;
  • Geboortenamen;
  • ID gegevens (paspoort en ID-gegevens)
  • Bankrekeningnummer (IBAN);
  • Lidmaatschapsnummer;
  • Pasfoto’s (indien verstrekt);
  • Kenteken(s) voertuig(en).

De SKC slaat deze informatie op zowel interne als externe systemen op. Alleen geautoriseerde SKC-medewerkers hebben toegang tot deze gegevens en mogen deze uitsluitend gebruiken voor de doelen waarvoor de SKC de gegevens verwerkt.

Gebruik van de ledenlijst
De ledenlijst bevat persoonsgegevens zoals achternaam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, lidnummer en, indien van toepassing, partnernaam. Deze lijst is uitsluitend toegankelijk voor ingelogde leden via het besloten deel van de website en wordt niet gedeeld met derden. Het is niet toegestaan deze gegevens te downloaden, kopiëren, delen of te verspreiden met derden zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de organisatie.

De ledenlijst wordt zorgvuldig beheerd en gebruikt uitsluitend voor intern doel, conform de privacyverklaring en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG. 

3. Doeleinden van de gegevensverwerking
De SKC verwerkt de persoonsgegevens van leden en hun partners voor de volgende doeleinden:

  • Ledenadministratie: Het bijhouden van een actueel en correct ledenbestand, inclusief contactgegevens, lidmaatschapsstatus, functies binnen de vereniging, en interesses (m.b.t. activiteiten).
  • Communicatie: Het verzenden van informatie over komende kampeerreizen, activiteiten, bijeenkomsten, nieuwsbrieven, en ander relevant nieuws.
  • Deelname aan kampeerreizen en/of kampeeractiviteiten: Het verwerken van inschrijvingen, samenstellen van deelnemerslijsten, regelen van accommodatie, contact opnemen in geval van nood.
  • Financiële administratie: Het innen van contributies, het verwerken van betalingen voor activiteiten, en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens
De SKC verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

  • Toestemming: In sommige gevallen vragen we uw uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor het publiceren van (pas)foto's op de website.
  • Overeenkomst: De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en de SKC (bijvoorbeeld het lidmaatschap).
  • Wettelijke verplichting: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld de verplichting om een ledenadministratie bij te houden.
  • Gerechtvaardigd belang: De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de SKC. De gerechtvaardigde belangen van de SKC zijn onder andere het efficiënt organiseren van haar activiteiten, het verbeteren van haar dienstverlening.
  • Fotografie en publicatie: Leden van de SKC maken foto's tijdens hun activiteiten, die kunnen worden gebruikt voor communicatie en promotie, bijvoorbeeld op de website of in de nieuwsbrief. Dit gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van de organisatie. Personen kunnen zich indien gewenst verzetten tegen publicatie van hun foto door dit kenbaar te maken aan de organisatie.

5. Verstrekking van gegevens aan derden
De SKC verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring en op grond van een geldige wettelijke basis. Dit betreft onder andere:

  • IT-dienstverleners: Voor het beheer en onderhoud van onze IT-systemen.
  • Hostingproviders: Voor de hosting van onze website en gegevens,
  • Overheidsinstanties: Indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op vordering van de politie.
  • Campings: Tijdens onze kampeerreizen delen wij persoonsgegevens met de campings waar wij verblijven. Dit omvat onder andere kentekens van auto’s en campers voor reserveringen en toegang, en in sommige gevallen paspoortgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen in bepaalde landen. We delen uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de betreffende doeleinden
  • Andere leden: Voor de organisatie van kampeerreizen delen wij ledenlijsten met deelnemers. Deze lijsten bevatten onder andere namen, woonplaatsen en contactgegevens (telefoonnummers en e-mailadressen). Dit helpt bij communicatie en coördinatie. Deelname aan de reis impliceert toestemming voor het delen van deze gegevens onder de deelnemers. U kunt bezwaar maken tegen het delen van specifieke contactgegevens door contact op te nemen met de reisorganisator.

Opmerking:
Omdat we vaak met meerdere campings samenwerken en deze gegevens worden gedeeld in het kader van de reisorganisatie, sluiten wij voor deze gegevensdeling geen aparte verwerkersovereenkomst met elke camping. De campings handelen op onze instructie en in overeenstemming met de privacywetgeving.

Inschrijving en toestemming:
Door u in te schrijven voor een reis, stemt u in met het delen van uw contactgegevens met medereizigers en verleent u toestemming voor het gebruik van uw gegevens door de campings en andere betrokken dienstverleners (zoals ferrybedrijven) voor de uitvoering van de reis.

6. Bewaartermijnen
De SKC bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, dan wel op grond van de wet is vereist. De SKC hanteert de volgende bewaartermijnen:

  • Lidmaatschap: Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en maximaal twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap. Deze termijn is nodig voor administratieve doeleinden en om oud-leden die opnieuw lid willen worden, gemakkelijk van dienst te kunnen zijn.
  • Donateurs: Gedurende de periode dat u donateur bent en maximaal twee jaar na beëindiging van het donateurschap.
  • Vrijwilligers: Gedurende de looptijd van de vrijwilligersovereenkomst en maximaal twee jaar na beëindiging van de overeenkomst.
  • Financiële administratie: 7 jaar, conform de wettelijke bewaartermijn voor belastinggegevens.
  • Gegevens met betrekking tot kampeerreizen en activiteiten: 5 jaar na afloop van de betreffende reis of activiteit.
  • Foto's: Gedurende de duur van het lidmaatschap, tenzij u bezwaar maakt tegen het gebruik van de foto's.

Na afloop van de bewaartermijn verwijdert de SKC uw persoonsgegevens, tenzij de SKC een wettelijke verplichting heeft om de gegevens langer te bewaren. In dat geval zal de SKC de gegevens alleen bewaren voor zolang als wettelijk verplicht is.

7. Beveiliging van persoonsgegevens
De SKC neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking en wijziging. Deze maatregelen zijn afgestemd op de aard van de persoonsgegevens en de risico's die verbonden zijn aan de verwerking. Voorbeelden van maatregelen die de SKC heeft genomen, zijn:

  • Alle personen die namens de SKC van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding.
  • De SKC hanteert een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al haar systemen.
  • De SKC pseudonimiseert en zorgt voor encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • De SKC maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • De SKC test en evalueert regelmatig haar maatregelen.
  • De bestuursleden en vrijwilligers van de SKC zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • In geval van een datalek heeft de SKC een procedure voor het melden van datalekken aan de -Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen, indien nodig.

8. Automatische gegevensverzameling (Cookies)
De SKC maakt bij het aanbieden van haar diensten gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst wanneer u de website van de SKC bezoekt.

  • Noodzakelijke cookies: De SKC maakt gebruik van noodzakelijke cookies om de website goed te laten functioneren. Deze cookies zijn essentieel voor het gebruik van de website en vereisen geen toestemming.
  • Analytische cookies: De SKC kan gebruikmaken van analytische cookies om het gebruik van de website te analyseren en de website te verbeteren. Dit gebeurt alleen met uw toestemming.
  • Tracking cookies/marketing cookies: De SKC gebruikt geen tracking cookies of marketing cookies om uw surfgedrag te volgen.

9. Uw rechten
U heeft de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door de SKC:

  • Recht op inzage: U heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die de SKC van u verwerkt.
  • Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
  • Recht op verwijdering: U heeft het recht om te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, indien de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of indien de verwerking onrechtmatig is.
  • Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld indien u de juistheid van de gegevens betwist.
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en over te dragen aan een andere partij.
  • Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van de grondslag "gerechtvaardigd belang", indien uw persoonlijke omstandigheden daartoe aanleiding geven.
  • Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: De SKC maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die voor u aanzienlijke gevolgen heeft.
  • Recht om uw toestemming in te trekken: Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken.

10. Uitoefening van uw rechten
Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met de secretaris van de SKC. De SKC kan u vragen om u te identificeren. De SKC zal uw verzoek zo spoedig mogelijk behandelen, maar uiterlijk binnen de wettelijke termijn van één maand.

11. Klachten
Indien u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door de SKC, kunt u contact opnemen met de secretaris van de SKC. De SKC zal proberen om samen met u tot een oplossing te komen. Indien dit niet lukt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring
De SKC behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Het is raadzaam om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van de meest recente versie.Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u actief informeren.

13. Contactgegevens
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens door de SKC, kunt u contact opnemen met de secretaris van de SKCE-mail: secr@seniorenkampeerclub.nl